Polisi Preifatrwydd

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn nodi sut mae’r Academi Genedlaethol ar gyfer Arweinyddiaeth Addysgol (ni) yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth amdanoch. Mae gennym sicrwydd trydydd parti o’n systemau diogelwch gwybodaeth drwy’r ardystiad Hanfodion Seiber a Mwy.

Darllenwch yr hysbysiad preifatrwydd hwn yn ofalus i ddeall sut y byddwn yn defnyddio’ch gwybodaeth bersonol. Os oes gennych unrhyw gwestiynau neu ymholiadau mewn perthynas â’r hysbysiad preifatrwydd hwn, gallwch gysylltu â’n Swyddog Diogelu Data yn y ffyrdd canlynol:

Kirsty.payne@agaa.cymru
Academi Genedlaethol ar gyfer Arweinyddiaeth Addysgol
post@agaa.cymru
01792 304971

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn esbonio:

  1. Gwybodaeth y gallwn ei chasglu amdanoch chi
  2. Sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth
  3. Cysylltu â chi
  4. Rhannu eich gwybodaeth
  5. Ein sail gyfreithiol dros gasglu, cadw a defnyddio eich gwybodaeth
  6. Diogelwch a storio eich gwybodaeth
  7. Eich hawliau
  1. Gwybodaeth y gallwn ei chasglu amdanoch chi

Gallwn gasglu’r wybodaeth ganlynol amdanoch:

  • Gwybodaeth rydych chi’n ei rhoi i ni

Gallwch roi gwybodaeth i ni amdanoch chi drwy gofrestru i ddod i’n digwyddiadau, gwneud cais i fod yn Gydymaith yr Academi, ymuno â’n rhestr bostio, llenwi ffurflenni neu gysylltu â ni dros y ffôn, drwy e-bost neu lythyr.

Gall y wybodaeth a roddwch i ni gynnwys eich enw, cyfeiriad cartref, manylion yr ysgol/lleoliad, teitl eich swydd, amser yn y swydd, cyfeiriad e-bost a rhif ffôn. Byddwn yn gofyn i Gymdeithion yr Academi ddarparu gwybodaeth am eu cymwysterau a’u profiad hefyd. 

  • Gwybodaeth rydym yn ei chasglu amdanoch yn awtomatig

Rydym yn casglu’r wybodaeth ganlynol yn awtomatig pan fyddwch yn ymweld â’n gwefan:

Cwcis

Ffeiliau testun bach yw cwcis sy’n cael eu rhoi ar eich cyfrifiadur gan wefannau rydych chi’n ymweld â nhw. Fe’u defnyddir yn helaeth er mwyn gwneud i wefannau weithio’n effeithlon, yn ogystal â darparu gwybodaeth i berchnogion y wefan.

Rydym yn defnyddio cwcis i helpu i gasglu gwybodaeth ddienw am sut mae ein gwefan yn cael ei defnyddio. Mae’r wybodaeth hon yn ein helpu i wella ein gwefan a darparu gwell gwasanaeth i’n hymwelwyr. Yn ogystal, mae’r swyddogaethau cyfryngau cymdeithasol a ddefnyddiwn yn gosod cwcis. Mae’r wybodaeth a gesglir gennym yn cynnwys cyfeiriad IP, tudalennau yr ymwelwyd â nhw, porwr a system weithredu. Ni fydd y data’n cael ei ddefnyddio i adnabod unrhyw ddefnyddiwr yn bersonol.

Rydym yn defnyddio cwcis Google Analytics ar ein gwefan. Defnyddir y cwcis hyn i ddarganfod sut mae ymwelwyr yn defnyddio ein gwefan. Rydym yn defnyddio’r wybodaeth i’n helpu i wella’r wefan. Mae’r cwcis yn casglu gwybodaeth ar ffurf ddienw, gan gynnwys nifer yr ymwelwyr â’r wefan, p’un a ydynt wedi ymweld o’r blaen a’r tudalennau y maent yn ymweld â nhw.

Gallwch wrthod y defnydd o gwcis drwy ddewis y gosodiadau priodol ar eich porwr. Nodwch, os yw cwcis wedi’u hanalluogi, efallai na fyddwch yn gallu manteisio ar weithrediad llawn y wefan hon. Drwy ddefnyddio’r wefan, rydych yn cydsynio i Google brosesu data amdanoch yn y modd ac at y dibenion a nodir uchod.

  • Gwybodaeth a gawn gan eraill

Rydym yn gweithio’n agos gyda sefydliadau eraill, gan gynnwys awdurdodau lleol, ysgolion, colegau, prifysgolion, Llywodraeth Cymru a sefydliadau haen ganol eraill ac efallai y byddwn yn derbyn gwybodaeth amdanoch ganddyn nhw.

Mae’r wybodaeth a gawn o’r ffynonellau hyn yn cynnwys enw, oedran, manylion yr ysgol/lleoliad, teitl eich swydd, amser yn y swydd, cyfeiriad e-bost.

  1. Sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth

Mae angen i ni gael, storio a defnyddio gwybodaeth amdanoch fel y gallwn ddarparu ein gwasanaethau. Efallai y byddwn yn defnyddio gwybodaeth sydd gennym amdanoch yn y ffyrdd canlynol:

  • i gadarnhau pwy ydych
  • i roi gwybod i chi am wasanaethau, digwyddiadau a chyrsiau perthnasol; ein rhai ni a rhai partïon eraill (gan gynnwys rhaglenni cymeradwy) yr ydym wedi cytuno y dylai eu gwasanaethau fod ar gael i chi (gweler yr adran isod ar ‘Cysylltu â chi’ i gael rhagor o wybodaeth am hyn)
  • i roi’r wybodaeth ddiweddaraf i chi am ein gwaith
  • i gynnal dadansoddiadau ystadegol a dadansoddiadau o’r farchnad, gan gynnwys ymarferion meincnodi, i’n galluogi i’ch deall yn well a gwella ein gwasanaethau
  • i ddatblygu, profi a gwella ein systemau
  • i roi gwybod i chi am newidiadau i’n gwasanaethau
  • i sicrhau bod cynnwys ein gwefan yn cael ei gyflwyno yn y modd mwyaf effeithiol i chi ac i’ch cyfrifiadur
  • i weinyddu ein gwefan ac ar gyfer gweithrediadau mewnol, gan gynnwys datrys problemau, dadansoddi data, profi, ymchwil, a dibenion ystadegol a chynnal arolygon
  • i wella ein gwefan i sicrhau bod cynnwys yn cael ei gyflwyno yn y modd mwyaf effeithiol i chi ac i’ch cyfrifiadur

Efallai y byddwn yn cyfuno gwybodaeth a gawn o ffynonellau eraill gyda gwybodaeth a roddwch i ni at y dibenion a nodir uchod (yn dibynnu ar y mathau o wybodaeth a dderbyniwn).

  1. Cysylltu â chi

Byddwn yn defnyddio’ch gwybodaeth gyswllt i anfon gwybodaeth bwysig atoch drwy lythyrau, e-byst, negeseuon testun, neu fel arall i’ch ffonio. Efallai y byddwn yn recordio galwadau ffôn at ddibenion diogelwch a hyfforddiant.

Efallai y byddwn yn defnyddio’r wybodaeth sydd gennym amdanoch er mwyn rhoi gwybodaeth i chi am wasanaethau yr ydym yn teimlo a allai fod o ddiddordeb i chi. Os nad ydych am i ni ddefnyddio’ch gwybodaeth fel hyn, ticiwch y blwch perthnasol ar y ffurflen yr ydym yn casglu eich gwybodaeth arni.

Os ydych wedi newid eich meddwl ynghylch caniatáu i ni gysylltu â chi at ddibenion marchnata, cysylltwch â post@agaa.cymru i ddiweddaru eich dewisiadau.

  1. Rhannu eich gwybodaeth

Efallai y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth gyda thrydydd partïon dethol gan gynnwys:

awdurdodau lleol, ysgolion, colegau, prifysgolion, Llywodraeth Cymru a sefydliadau haen ganol eraill.

Efallai hefyd y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth bersonol â thrydydd partïon os oes dyletswydd arnom i ddatgelu neu rannu eich gwybodaeth bersonol er mwyn cydymffurfio ag unrhyw rwymedigaeth gyfreithiol, neu er mwyn gorfodi neu gymhwyso ein telerau defnyddio a chytundebau eraill; neu i ddiogelu ein hawliau, ein heiddo neu ddiogelwch ein cwsmeriaid, neu eraill.

  1. Ein sail gyfreithiol dros gasglu, cadw a defnyddio eich gwybodaeth

Mae cyfraith diogelu data’n nodi seiliau cyfreithiol cyfreithlon amrywiol (neu ‘amodau’) sy’n ein galluogi i gasglu, cadw a defnyddio eich gwybodaeth bersonol:

  • Weithiau byddwn yn defnyddio’ch gwybodaeth bersonol yn seiliedig ar eich caniatâd. Byddwn yn dweud wrthych bob amser pan fo hyn yn wir ac yn gofyn i chi gytuno cyn i ni brosesu eich gwybodaeth. Enghraifft o ddefnyddio’ch gwybodaeth bersonol gyda’ch caniatâd yw anfon ein cylchlythyr neu fanylion digwyddiadau a allai fod o ddiddordeb i chi yn ein barn ni.
  • Pan fyddwn wedi ymrwymo i gontract neu gontractau gyda chi, efallai y bydd angen i ni ddefnyddio’ch gwybodaeth i ddarparu gwasanaethau i chi.
  • Lle bo angen i ni gyflawni ein swyddogaethau cyhoeddus wrth weithredu awdurdod swyddogol.
  • Yn olaf, weithiau mae angen prosesu eich gwybodaeth bersonol at ddibenion ein buddiannau cyfreithlon ein hunain. Dim ond lle nad yw’r buddiannau hyn yn cael eu trechu gan fuddiannau a hawliau sylfaenol, neu ryddid yr unigolion dan sylw y byddwn yn gwneud hyn.

Mae cyfraith diogelu data’n cydnabod rhai “categorïau arbennig” o wybodaeth bersonol, sef gwybodaeth sy’n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol, aelodaeth undebau llafur, gwybodaeth enetig, gwybodaeth fiometrig ar gyfer adnabod person yn unigryw, gwybodaeth am iechyd, a gwybodaeth am fywyd rhyw neu gyfeiriadedd rhywiol person. Ystyrir y categorïau arbennig hyn yn arbennig o sensitif ac felly dim ond pan fyddwch wedi rhoi eich caniatâd penodol i ni neu lle rydym o’r farn bod angen gwneud hynny y byddwn yn casglu ac yn defnyddio’r wybodaeth hon.

  1. Diogelwch a storio eich gwybodaeth bersonol

Mae’n bosibl y trosglwyddir y wybodaeth a gasglwn amdanoch i gyrchfan y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd (AEE) a’i storio yno. Gall gael ei brosesu gan ein cyflenwyr y tu allan i’r AEE hefyd.

Byddwn yn cymryd pob cam sy’n rhesymol angenrheidiol i sicrhau bod eich gwybodaeth yn cael ei thrin yn ddiogel ac yn unol â’r hysbysiad preifatrwydd hwn.

Yn gyffredinol, ni fyddwn yn cadw gwybodaeth bersonol amdanoch chi yn hwy nag sydd ei angen i gyflawni’r dibenion a amlinellir yn adran 2.

  1. Eich hawliau

Mae gennych yr hawl o dan gyfraith diogelu data i:

  • Ofyn am gael gweld eich gwybodaeth bersonol
  • Gofyn am gywiro eich gwybodaeth bersonol os yw’n anghywir
  • Gofyn am ddileu eich gwybodaeth bersonol
  • Gwrthwynebu prosesu eich gwybodaeth bersonol
  • Gofyn am gyfyngiad ar brosesu eich gwybodaeth bersonol
  • Gofyn am drosglwyddo eich gwybodaeth bersonol mewn fformat strwythuredig y gellir ei ddarllen gan beiriant
  • Peidio â bod yn destun penderfyniad sy’n seiliedig ar brosesu awtomataidd yn unig

Mae llawer o’r hawliau a restrir uchod yn gyfyngedig i amgylchiadau diffiniedig penodol ac efallai na fyddwn yn gallu cydymffurfio â’ch cais.  Byddwn yn dweud wrthych os yw hyn yn wir.

Os byddwch yn dewis gwneud cais i ni, byddwn yn ceisio ymateb i chi o fewn mis. Ni fyddwn yn codi ffi am ymdrin â’ch cais.

Os ydych yn anfodlon ynghylch sut rydym yn defnyddio’ch gwybodaeth bersonol neu os ydych yn dymuno cwyno am sut rydym wedi ymdrin â chais, yna cysylltwch â’n Swyddog Diogelu Data a byddwn yn ceisio datrys unrhyw faterion sydd gennych. Gallwch gysylltu â ni drwy’r:

Swyddog Diogelu Data
Academi Genedlaethol ar gyfer Arweinyddiaeth Addysgol
post@agaa.cymru
01792 304971

Mae gennych hawl i gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth hefyd, sef y rheoleiddiwr statudol ar gyfer cyfraith diogelu data. Mae manylion am sut i gwyno i’r Comisiynydd i’w gweld yn https://cy.ico.org.uk/make-a-complaint/